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【本日主題分享】如何製作企劃書與提案前的準備

 

●企劃,就是要提出新提案

以下,請針對提案的三個階段來思考一下吧。

首先是提案前階段。必須製作提案用的資料和企劃書。提案用的資料,有時又稱為「提案書」。不過,提案書給人的第一印象,比較像是討論用的簡單文件。比起提案書,企劃書才會給人仔細準備過的印象。那麼,企劃到底是什麼呢?企劃意味著「企圖開始一個新的計畫」。重點在於「新的」。也有脫離慣性定律,從過去的延長線上向外踏出一步,著手新計畫的意思。

●企劃書的機能

企劃書肩負將內容正確有效傳達給第三者(尤其是客戶)的任務。若將接下來一連串工作比喻為航海,企劃書就是航海圖,也是指南針。換句話說,企劃書的內容要能讓聽的人接受,並放心交給你執行。

企劃書具有三大機能,以及必須傳達給第三者的三大論述。

【企劃書的三大機能】

j將企劃內容正確傳達給對方;

k將企劃內容簡單明瞭地傳達給對方;

l讓對方(客戶)贊同企劃內容。

【企劃書的三大論述】

j企劃論述(企劃成立的理由);

k說服論述(展開企劃內容);

l企劃書論述(配合企劃內容構成的企劃書頁面)。

●企劃書的體系

企劃書的基本體系如下,分成七大構成要素區塊。

①前言

②提出問題

③設定主題

④提出企劃案

⑤企劃案的評價

⑥執行計畫

⑦附加資訊(參考資料)

每一區塊底下都有更詳細的內容,構成企劃書的基本項目。

首先①前言,這是統籌企劃書體裁的區塊。「封面」是企劃書的門面,給人的第一印象非常重要,不可不慎。「序」是企劃提案者與接受提案者之間的橋樑,也是企劃書的大綱。在此必須下點工夫,讓人看了會對企劃產生興趣。「目次」則達到傳達企劃概要和順序的目的。

②提出問題,是明確點題的區塊。「背景/需求」說明為什麼需要這份企劃案,奠定企劃案的正當性。

「現狀分析」是為了幫助對方釐清提案背景與需求,再次重申現狀與問題點。

在③設定主題的區塊中,明確指出提案目的、達成目標、可能範圍……等,做為企劃核心部分的主題和目的。

④提出企劃案,是發表企劃案內容的區塊。多數時候,因為在之前就已經先提出「企劃整體大綱」了,提案對象也很容易掌握企劃概要。只要確認對方已經理解企劃概要,就可繼續具體說明「企劃案的內容」。

⑤企劃案的評價,是確認是否值得投資該企劃的區塊。這裡有必要載明「預算」和「投資報酬率」的數字。

⑥執行計畫,是呈現如何具體進行企劃內容的區塊。包括「執行計畫」、「預定日程」、「組織體制」、「推行上該注意的地方」都在這個區塊內。

最後,如果有必要的話,還可以加上⑦附加資訊(參考資料)的區塊。附上「企劃詳情」、「參考資料」,可以為提案對象提供更詳盡的資訊。

●提案前事先預測提問內容

無論企劃書製作得再怎麼優秀,如果在回答提問時失敗了,可能會讓一切努力白費。因此,建議大家最好事前製作模擬問題集(Q&A)。

製作模擬問題集的要訣是,思考關於議題,對方可能想知道什麼,或是思考提案對象關心的是議題的哪個部分。簡單來說,就是用歸零思考的方式(去除一切先入為主的觀念和既有概念),站在對方立場,設想對方可能在意的部分。此外,如果在提案前能和提案對象開會或進行採訪,就能提高模擬問題的準確度,讓模擬問題集的完成度更高。還有,對方一定會問的問題,可事先做好一份Q&A,放進提案用的資料,也就是企劃書中。

●事前確認場地與設備

提案前階段最後的工作,就是事前確認場地和所需器材是否沒有問題。在不熟悉的場地提案時,難免會因不習慣而緊張,最好事前勘查場地,順便熟悉一下會場的氣氛。確認參加人數也很重要,檢查桌椅的數量是否充分。

本文節錄自《圖解邏輯思考的入門書》一書,由商周出版發行。

 

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